Som den første kommune herhjemme indfører kommunal-politikerne i Gentofte en helt ny politisk arbejdsform – ja, faktisk en ny styreform i kommunen – hvor borgere fremover deltager direkte i de politiske beslutnings-processer og politikerne får nye roller. Det meste af arbejdet i de gamle, politiske udvalg er nedlagt og erstattet af otte nye opgaveudvalg – medlemmer er borgere, interessenter og kommunalpolitikere. De skal rådgive kommunalbestyrelsen på konkrete områder som fx integration af flygtninge, skolereform, sundhedspolitik, erhvervspolitik.
Den tidligere arbejdsform i kommunen, og som stadig findes i andre kommuner, vurderes som forældet. Nu handler det om borgerinddragelse. Fremover skal borgere udvikle politikker og strategier på rådhuset sammen med de folkevalgte politikere. Og bringer dermed politikerne tættere på borgerne. I alt 73 borgere sidder lige nu sammen med politikere og laver politikudvikling fordelt på otte såkaldte ’opgaveudvalg’. Logikken bag den ny arbejdsform er at indrette kommunens maskinrum efter de opgaver og udfordringer, kommunen aktuelt skal tackle. Og ikke omvendt som hidtil, hvor nye opgaver og indsatser skulle passes ind i det traditionelle og faste kommunale system.
Først: hvad er opgaven – derefter tale struktur
”I det politiske system har vi altid talt om strukturen først, og så derefter hvad vi skal putte ind i den. Det skal vi have lavet helt om på. Der står udfordringer i kø… Det handler om først at drøfte: hvad er opgaven, hvad er det vi vil, hvad er behovet – og så lave struktur bagefter. Og det handler om politisk lederskab.”
Sådan lød det da Gentofte Kommunes kommunaldirektør Frank E. Andersen for nyligt præsenterede kommunens nye styreform og politiske arbejdsform, som blev indført 1. august i år. Det skete på et seminar i rækken ”Borgerinddragelse i Praksis” i København i september.
Alle kommuner kan lave en ny politisk arbejdsform
Gentofte Kommune med godt 74.000 indbyggere har indtil nytår status som frikommune, men den egenskab har ikke været i spil i forhold til at etablere en ny politisk arbejdsform. Alle kommuner kan gøre det samme.
”Vi er mange der går rundt og klager over at der er lovgivningsmæssige bindinger, at det er derfor vi ikke kan ændre på arbejdsformen. Men da vi undersøgte Styrelsesloven vil jeg bare sige – der er kolossale frihedsgrader i dag. Dét vi har lavet her – det holder sig indenfor styrelseslovgivningen, vi skal ikke engang søge dispensation. Det fortæller noget om hvor bred Styrelsesloven egentlig er”, fastslår kommunaldirektøren.
Otte opgaveudvalg med politikere og borgere er nedsat og i gang
Kommunalbestyrelsen har udpeget og besluttet hvilke konkrete udfordringer i kommunen, de første opgaveudvalg skal arbejde med. Frank E. Andersen fortæller:
”Da vi første gang spurgte kommunalbestyrelsen – kære politikere, hvad synes I er de største velfærdsudfordringer i vores kommune. Så var der helt stille – intet…
Vi har vænnet politikerne til at vi som forvaltning kommer og siger ’Nu skal I høre, vi synes at dette er en stor udfordring, og vi synes at den skal løses på den her måde…’ Vi har vænnet politikerne til ikke selv at have ansvaret, ikke selv at kigge udover deres egen kommune og se behov.
Vi har nu spurgt politikerne: Hvad brænder I for? Hvad er det I vil som politikere? Hvad er det for et samfund, I ønsker jer? Hvad er det for udfordringer, I ser som vigtigst at gøre noget ved?”
Det har ført til etablering af de første otte opgaveudvalg og med de arbejdsområder, som politikerne aktuelt finder vigtigst. Områderne for de første opgaveudvalg er således politisk definerede, og ikke nødvendigvis dækkende for kommunens samlede ansvarsområde som helhed:
• Ungepolitik
• Børn og unge i fællesskaber
• Børn – kvalitet og struktur
• Skolereformen
• Ny sundhedspolitik
• Integration af flygtninge
• Erhvervspolitik
• Trafik – sikker i byen
De enkelte opgaveudvalgs kommissorium og sammensætning kan ses her.
Midlertidige udvalg kan få politisk indflydelse
Opgaveudvalgene er såkaldte ’pgf. 17, stk. 4-udvalg’ og er alene rådgivende i forhold til kommunalbestyrelsen og kan ikke beslutte noget, men rapporterer til det stående udvalg af politikere. ”Men hvis et enig udvalg kommer med noget, så er der formentlig ingen politiker i kommunalbestyrelsen, der vil gå imod det”, som kommunaldirektøren udtrykker det.
Udvalgene er midlertidige og varigheden afhænger af udvalgets opgave, fra ½ år til 2 år. De nedsættes af kommunalbestyrelsen, efter inspiration fra de stående, politiske udvalg. Når et udvalg har afsluttet dets arbejde, nedsættes et nyt udvalg med en ny opgave, således at der altid er cirka otte kørende udvalg i kommunen.
Opgaveudvalgene tilrettelægger selv deres arbejde ud fra udvalgets kommissorium, som kommunalbestyrelsen har besluttet, og kan inddrage eksperter og interessenter og evt. flere borgere undervejs, nedsætte arbejdsgrupper, fokusgrupper, afholde workshops, lave spørgeskemaundersøgelser, borgermøder etc.
Kommunalbestyrelsen udpeger politikere og borgere til udvalg
For at kunne deltage som borger i et opgaveudvalg skal man have bopæl i kommunen, eller have relevant tilknytning til kommunen, fx som medlem af en idrætsforening.
Der har i kommunen været en del politisk diskussion om borger-sammensætningen i udvalgene.
”Vi vil have menige borgere med – ikke de borgere, vi i forvejen snakker med. Heller ikke partisoldater, dvs. borgere fra de politiske baglande”, fastslår kommunaldirektøren.
Borgerne repræsenterer ikke nogen, kun sig selv. Og borgerne i udvalget er ikke repræsentativt sammensat ud fra kommunens befolkning som helhed. Borgerne rekrutteres fordi de har viden, erfaring eller perspektiver, som de kan tilføre arbejdet og dermed kan kvalificere politikudviklingen i opgaveudvalget.
Forvaltningen laver en bruttoliste over borgere på baggrund af opgaveudvalgets opgave og de kompetencer, der vurderes som nødvendige og som er beskrevet i udvalgets kommissorium – fx 4 borgere med erfaring fra erhvervslivet. Politikerne i kommunal-bestyrelsen udpeger hvem de synes skal deltage, og kan evt. vælge personer, der ikke står på listen, hvis de opfylder de krav til kompetencer, som er beskrevet i kommissoriet.
Forud for den første runde opgaveudvalg, som nu er i gang, ringede forvaltningen til 73 borgere for at høre om de ville være med, blot et par stykker takkede nej.
Borgerne får ikke nogen egentlig påklædning til opgaven, udover en introduktion på udvalgets første møde om opgaven og om grundlaget for udvalgets arbejde.
”Der er en øvelse her i at få borgerne klædt på, så de har et tilstrækkeligt kendskab til at kunne mene og synes noget på et ordentligt grundlag. Det bliver en udfordring – men alternativet er ingenting”, siger Frank E. Andersen.
Hvordan rekruttere borgere
I forhold til den fremtidige rekruttering af borgere til opgaveudvalg lægger forvaltningen i Gentofte op til at det kan ske på forskellige måder, afhængig af udvalgets opgave og hvilken metode, der vurderes som bedst egnet i forhold til at rekruttere de ønskede kompetencer. Og det kan spænde fra en bred tilgang til en mere målrettet tilgang. Fra opslag – fx. på kommunens institutioners hjemmesider, skoleintra, bibliotek – flyers på idrætssteder, ungdomsuddannelser, målrettet Facebook-annoncering, brug af netværk, formidling ved konkrete arrangementer i kommunen, eller ved personlig kontakt. Det foreslås konkret at følgende kanaler anvendes og suppleres efter behov:
• Netværk
• Annoncering i avisen Villabyerne
• Opslag på kommunens hjemmeside www.gentofte.dk
• Omtale i Gentofte Lige Nu (hvis det passer tidsmæssigt med udgivelsen)
Bedre velfærd for færre ressourcer
Det overordnede formål med den ny styreform er at det skal give bedre kvalitet for borgerne, og skabe bedre velfærd for færre ressourcer. Og bedre mulighed for politikernes indflydelse.
”Vi lavede en undersøgelse i 2014 af politikernes beslutninger i de stående, politiske udvalg. I 98,4 procent af sagerne besluttede politikerne dét forvaltningen havde indstillet. Hvornår laver man politik? Efter forvaltningens indstilling – eller før? Svaret er éntydigt – det gør man før indstillingen,” som kommunaldirektøren udtrykker det, og fortsætter:
”Det handler om hvordan politikerne får tid og rum til at sætte en dagsorden, til at lave politikudvikling, til at drøfte hvordan det her samfund skal udvikle sig, og hvad politikerne vil prioritere i deres kommune.
Hvorfor er der de her udsatte børn og unge i kommunen – hvad kan vi gøre ved det? Hvad gør vi ved den demografiske udvikling på ældreområdet? Hvordan laver vi Smart City i kommunen? Osv., osv.
Det er jo dét, der er det politikskabende, og det, der er det afgørende. Når først vi skal administrere det, så er vi i forvaltningen 100 gange dygtigere til det end vores politikere.”
Og så handler det samtidig om at skabe bedre politiske processer:
”Rigtig mange processer som starter politisk bliver jo tunge, fordi man starter med at finde ud af, hvad man vil politisk. Og så skal man ud og overbevise alle mulige interesse-organisationer om at nu har vi fundet ud af det rigtige. Og hvad vi bruger af transformations-processer og transformationstid på at få alle de aktører overbevist om at vi har fundet på det rigtige…Gad vide hvad der sker, hvis de aktører er med fra starten, når vi skal kreere det – gad vide om det så bliver bedre processer, hurtigere processer, mere forankrede processer…”, lyder det fra kommunaldirektøren.
Ny politisk arbejdsform skal spare tid i forvaltningen
”Kravet er at den ny arbejdsform ikke koster mere tid. At der er gevinst ved arbejdet i opgaveudvalgene, fx ved at spare tid i forvaltningen – det er præmissen. Opgaveudvalgene skal lave noget af det, vi i forvaltningen ellers skulle have lavet.Til gengæld skal vi i forvaltningen servicere opgaveudvalgene – det øver vi os på i øjeblikket,” fortæller Frank E. Andersen.
Det er en anden opgave for forvaltningen end den tidligere sekretariatsrolle. Forvaltningen skal nu snarere optræde i rollen som proceskonsulenter for udvalgene end blot at skrive referater, hvilket kræver noget kompetenceudvikling.
Også politikerne aflastes – i stedet for sagsbehandling og fordybelse i stakkevis af bilag, skal politikerne fremover koncentrere sig om større og mere helhedsorienteret overblik, og ikke kun indenfor den enkelte politikers eget område, men også på tværs af de forskellige politiske udvalg. Opgaveudvalgene derimod arbejder mere i dybden inden for et konkret område.
En ’Politiker-portal’ er etableret som en digital platform for at give politikerne lettere adgang til materialer. Og materialer der i højere grad formidles i overbliksform end teksttunge bilag. Her vil desuden ligge politikernes spørgsmål til forvaltningen – og forvaltningens svar, så hele kommunalbestyrelsen kan følge med. På sigt vil også borgerne i opgaveudvalgene få adgang til portalen. Og på endnu længere sigt er ambitionen at også kommunens borgere generelt får adgang.
Politikernes tid flyttes til dialog med borgere om velfærdsudfordringer
Kommunalbestyrelsen og Økonomiudvalget bevares, også Byplanudvalget. De såkaldt stående udvalg af politikere som alle kommuner har – fx Sundhedsudvalget, Teknik og Miljøudvalget – fastholdes som konstruktion. Men med færre møder, blot 4 kvartals-møder årligt og hvert møde på max to timer.
2/3 af den hidtidige arbejdstid for politikerne i de stående udvalg flyttes over i de nye opgaveudvalg, hvor politikerne skal tale om konkrete velfærdsudfordringer sammen med borgere og evt. interessenter.
Hidtil har de stående udvalg af politikere brugt en del tid på konkret sagsbehandling, fx at behandle enkeltansøgninger. Det er tanken at det er slut nu og flyttes over til kommunens forvaltning. I stedet skal politikerne udforme de principper, kriterier og retningslinier, som forvaltningen skal sagsbehandle efter. Idéen er at politikerne herved får bedre mulighed for at varetage deres primære fokus – at holde øje med deres ressortområde, følge med i hvad der foregår, kigge på fremtiden, på nye tendenser.
Samtidig er der igangsat en større organisationsudvikling i kommunens forvaltning for administrativt at kunne matche og skabe sammenhæng til den nye styreform. Fx vil der fremover være medarbejdere og faglige organisationer med i arbejdsgrupper – ikke kun direktører og chefer som hidtil.
De politiske drøftelser bag
Den nye politiske arbejdsform har været drøftet politisk flere gange over et års tid. Kommunalbestyrelsen, der har den mangeårige borgmester Hans Toft i spidsen og med solidt konservativt flertal, fik præsenteret et konkret oplæg i februar 2015.
På kommunalbestyrelsens møde den 23. juni i år stemte 17 ud af 19 medlemmer ja til at indføre den nye styreform. To partier stemte imod – Enhedslisten og Liberal Alliance. Enhedslisten begrunder det ifølge mødereferatet med:
”Formuleringerne i forslaget til ændring af styrelsesvedtægten udvider ikke demokratiet i Gentofte Kommune, men reducerer demokratiet. Enhedslisten vil til enhver tid stemme for forslag, der udvider demokrati, men kan ikke stemme for forslag, der afvikler demokrati”.
Forskere følger Gentoftes nye politiske arbejdsform
Den ny styreform og politiske arbejdsform er et slags pilotprojekt, som løber resten af denne valgperiode, dvs. til udgangen af 2017. Planen er at politikerne i kommunalbestyrelsen inden udgangen af 2016 skal beslutte sig for hvordan en ny bestyrelse skal arbejde i den næste valgperiode fra 1. januar 2018, sammensat efter kommunalvalget i november 2017.
To forskere og professorer fra RUC, Jacob Torfing og Eva Jørgensen, følger pilotprojektet med henblik på at udarbejde en læringsevaluering – hvad er det gode ved det her, hvad skal der udvikles mere på. Der er bl.a. lavet baseline interviews med administrationen og med politikere, og forskerne følger to opgaveudvalg under hele forløbet.
OPDATERET: – evaluering af ny politisk arbejdsform i Gentofte Kommune
Den nye politiske arbejdsform er blevet evalueret i 2016 af forskere fra Roskilde Universitet.
Formålet med evalueringen var at foretage mindre justeringer undervejs, videreudvikle den politiske arbejdsform samt videregive erfaringer til andre kommuner.
Evalueringen består af en række delrapporter og en endelig samlet rapport.
Se link til den samlede evalueringsrapport samt delrapporter her – (nederst på siden)
—
I medierne:
Borgmester: Ny rykker vi med borgerinddragelse
Ny politisk arbejdsform – de første opgaveudvalg er vedtaget
“Opgør med en politisk forældet arbejdsform”, Gentofte-politikeres kommentar i Berlingske Tidende
Tre borgmestre: “Borgerinddragelse er guld værd for kommunerne”
—
Gratis seminarer om “Borgerinddragelse I Praksis” (BIP)
Deltag i gratis, faglige seminarer om borgerinddragelse i praksis, en eftermiddag 4-5 gange årligt. Især for medarbejdere, ledere og politikere i kommuner og i regioner, og som arbejder med borgerinddragelse, eller skal til det… Alle er velkomne.
Tilmeld dig til netværket og få automatisk tilsendt info om det næste seminar ved at sende en email til arrangør af BIP-seminarer, freelancekonsulent Anne Funch Rohmann, på adressen anne@funchrohmann.dk. Samme sted for yderligere oplysninger, kommentarer, idéer til emner at tage op etc.
Se mere om seminarerne om “Borgerinddragelse I Praksis” her.
Digitalt fagligt forum om borgerinddragelse
Bliv medlem af facebookgruppen om konkrete borgerinddragelses-aktiviteter i kommuner og i regioner. Og følg lidt med i hvad der sker af aktiviteter i Danmark, når det gælder inddragelse og borgerdialog som led i politikudvikling. Dette som mulig faglig inspiration og videns- og erfaringsudveksling – se gruppen her
Tak for en fin og grundigt opsamling! Caroline